Privacy
Algemeen
Wij verzamelen persoonsgegevens wanneer u één van onze diensten afneemt. We hebben deze gegevens nodig voor de facturatie en om het gebruik van diensten mogelijk te maken. Hiervoor vragen we om uw bedrijfsnaam, naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. We vragen ook om uw betaalgegevens om de afgenomen diensten aan u te kunnen facturen. Daarnaast verzamelen we ook gegevens wanneer u zich abonneert op onze e-mail nieuwsbrief, een offerte aanvraagt of een vraag stelt via het contactformulier, e-mail of WhatsApp.
Welke gegevens verzamelen we
We verzamelen contactgegevens zoals uw naam, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, bankgegevens en IP-adres. Daarnaast verzamelen we gegevens over eerdere bestellingen en het gebruik van onze diensten. We houden ook bij wanneer en waarover we met u hebben gesproken. Stuurt u ons een e-mail, dan worden uw naam, e-mailadres, IP-adres en de inhoud van de conversatie bewaard.
Contactformulieren
E-mail, livechat en WhatsApp
Wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, livechat, WhatsApp of andere communicatiekanalen, worden uw gegevens en correspondentie opgeslagen en verwerkt om uw aanvraag correct af te handelen, vragen correct te kunnen beantwoorden, ondersteuning te bieden en onze dienstverlening uit te voeren.
Onze livechat wordt volledig in eigen beheer gehost. Voor het verwerken en afhandelen van WhatsApp-communicatie maken wij daarnaast gebruik van de diensten van WASenderAPI. Hierbij kunnen technische en communicatiegegevens worden verwerkt voor het correct functioneren van de koppeling en het afhandelen van berichten.
Telefonie en klantherkenning
Voor onze telefoniediensten en bereikbaarheid maken wij gebruik van een gehoste telefooncentrale die wordt ondergebracht op servers van Hetzner in Duitsland. Wanneer u telefonisch contact met ons opneemt, kan uw telefoonnummer tijdelijk worden verwerkt om inkomende gesprekken correct af te handelen.
Gespreksopnames
Gespreksopnames worden zorgvuldig beveiligd opgeslagen en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn opgenomen. In principe worden opnames maximaal 90 dagen bewaard, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is in verband met een lopende kwestie, overeenkomst, wettelijke verplichting of geschil. Opnames zijn uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.
Logging en IP-adressen
Voor de beveiliging, stabiliteit en technische werking van onze systemen kunnen IP-adressen, browsergegevens en logbestanden tijdelijk worden opgeslagen. Deze gegevens worden gebruikt voor foutanalyse, beveiligingsdoeleinden, spamdetectie en het voorkomen van misbruik van onze diensten.
Beveiliging en anti-spam
Om onze website, formulieren en achterliggende systemen te beschermen tegen spam, misbruik, geautomatiseerde aanvallen en andere beveiligingsrisico’s maken wij gebruik van diverse beveiligings- en optimalisatiediensten, waaronder Cloudflare, Bunny.net en CleanTalk Security & Anti-Spam.
Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend voor het leveren van hun beveiligings-, netwerk- en optimalisatiediensten en mogen deze gegevens niet gebruiken voor eigen commerciële doeleinden, tenzij zij daar wettelijk toe verplicht zijn of dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun dienstverlening namens ons.
Waarom verzamelen we persoonsgegevens
We verwerken persoonsgegevens om onze diensten te kunnen leveren, een account aan te maken, te factureren en voor het beantwoorden en opvolgen van vragen, wijzigingen en eventuele problemen in relatie tot onze dienstverlening en software. We bewaren daarnaast verkeers- en locatiegegevens zoals uw IP adres om u veilig gebruik te kunnen laten maken van onze diensten, het voorkomen van fraude en het oplossen van klachten.
Gegevensverstrekking aan derden
Uw gegevens worden nimmer gedeeld met andere partijen of instanties voor zover dit niet nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening. Wij geven uw persoonlijke gegevens alleen vrij zonder uw toestemming als dit wettelijk noodzakelijk is of als er voldoende aanwijzingen zijn dat dit noodzakelijk is om te voldoen aan de wetten of juridische bepalingen zoals die van toepassing zijn op ons bedrijf, software, onze website en de rechten of bezittingen van ons bedrijf, website en software te beschermen en verdedigen, en in dringende gevallen de persoonlijke veiligheid van onze relaties, website of het publiek te beschermen. Vrijgaven van persoonlijke gegevens zal uitsluitend worden vrijgegeven na zorgvuldige afweging met belanghebbende.
Soms moeten we uw persoonsgegeven delen met andere partijen om een aangevraagde dienst te kunnen leveren. Daarnaast maken we gebruik van systemen of diensten van partners en leveranciers waarbij het mogelijk is dat deze partij toegang heeft tot gegevens van onze klanten. Sommige partners en leveranciers zijn gevestigd in Duitsland, België en de Verenigde Staten. Deze partners en leveranciers zorgen voor de juiste waarborgen bieden op het gebied van privacybescherming en beveiliging. Waar nodig zijn contractuele afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
Verwerkers en subverwerkers
Facturatie en administratie
Voor onze facturatie en klantadministratie maken wij gebruik van WeFact. In dit systeem kunnen persoonsgegevens zoals naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en factuurgegevens worden opgeslagen en verwerkt voor het uitvoeren van onze dienstverlening en het voldoen aan administratieve verplichtingen.
E-mail nieuwsbrief
Periodiek versturen we een nieuwsbrief per e-mail waarmee relaties en geinteresseerden op de hoogte worden gehouden van de laatste ontwikkelingen met betrekking tot onze dienstverlening. Uw e-mailadres wordt alleen met uw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink waarmee u zich direct kunt afmelden.
Voor het versturen van onze e-nieuwsbrief maken wij gebruik van Brevo. Het abonneebestand wordt door Brevo opgeslagen op servers binnen de Europese Unie, op onze eigen servers binnen de Europese Unie alsmede op Google Cloud. We hebben Brevo niet toegestaan het abonneebestand aan derden te verstrekken. Brevo kan het abonneebestand alleen aan derden verschaffen indien Brevo hiertoe wettelijk wordt verplicht.
Hoe beveiligen we uw gegevens
We beschermen uw gegevens zorgvuldig tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang of publicatie, wijzigingen of vernietiging. Binnen ons bedrijf worden gegevens opgeslagen op servers met wachtwoordbeveiliging, twee staps verificatie (2FA) en beperkte toegang. Uw gegevens worden bewaard en verwerkt in Nederland. Backups van persoonsgegevens worden versleuteld bewaard in gecertificeerde datacenters in Nederland en Duitsland.
Voor zover partners en leveranciers toegang moeten hebben tot uw gegevens, zorgen we dat dit veilig gebeurt. De betreffende partner of leverancier ontvangt alleen de gegevens die noodzakelijk zijn in het kader van de dienstverlening. We vermelden expliciet dat deze gegevens adequaat beveiligd dienen te worden. Waar nodig zijn contractuele afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verstrekt of wettelijk verplicht is. Administratieve gegevens, zoals facturen en offertes, worden bewaard conform de wettelijke fiscale bewaarplicht van minimaal 7 jaar.
Inzage, correctie en het recht om vergeten te worden
Als bestaande relatie heeft u met uw relatienummer en wachtwoord toegang tot uw persoonlijke omgeving op onze website en inzage in uw gegevens. Indien uw gegevens in onze administratie onjuistheden bevat, kunt u deze laten wijzigen. Ook kunt u hier aangeven of u per e-mail op de hoogte gehouden wilt worden over belangrijke informatie in relatie tot de door u afgenomen diensten en onze dienstverlening.
U heeft het recht om vergeten te worden. U kunt ons vragen om, na identificatie, uw gegevens uit ons klantenbestand te verwijderen. In bepaalde situaties kunnen we niet aan uw verzoek voldoen. Zo zijn we verplicht om financiële informatie 7 jaar te bewaren. Als we geen gehoor kunnen geven aan uw verzoek, informeren wij u over de reden.
Websites van derden
Op onze website kunt u hyperlinks naar websites van derden aantreffen. Ons privacybeleid is op die websites niet van toepassing. Wij dragen geen enkele verantwoordelijkheid van de toegankelijkheid en inhoud van deze websites en de omgang van deze derden met uw persoonsgegevens. Lees daarom altijd het privacybeleid van de website die u bezoekt.
Wijzigingen
Op basis van nieuwe ontwikkelingen kunnen de teksten van deze website en het privacybeleid worden gewijzigd, bijvoorbeeld in het kader van nieuwe wet- en regelgeving. Het verdient daarom aanbeveling ons privacybeleid met enige regelmaat te raadplegen.